4 sources d’information au service de vos supports

«Avant de savoir quoi dire et quoi faire, il faut d’abord vouloir écouter». Cette affirmation extraite d’un étonnant film des Shadocks tourné pour des besoins de formation en 1972, est particulièrement frappée au coin du bon sens. Pour toucher son public, ce qui compte n’est pas ce que vous avez à dire mais ce que vos interlocuteurs veulent savoir. Aussi investi dans votre mission et brillant que vous soyez, vous n’avez qu’une vision réductrice de l’entreprise dans laquelle vous évoluez, vision biaisée par votre positionnement dans la structure. Un bon communicant se doit donc d’écouter ce que les autres ont à dire pour mieux sélectionner et relayer l’information. Avec pour corollaire, un principe de base : l’information ne viendra pas à vous si vous n’allez pas la chercher auprès de ceux qui la détiennent. Alors, enfilez vos baskets, il va falloir marcher et aller à la rencontre de vos sources d’information en communication interne …

1. Le comité éditorial

De toutes les sources d’informations en communication interne, la première est bien évidemment la direction de votre entreprise. Elle est en amont et au cœur des projets et la communication interne est un outil au service du développement de l’entreprise. A vous de faire en sorte qu’elle -la communication- reste la plus honnête possible (lire à ce sujet le post sur le positionnement de vos publications).

A échéances régulières, il est essentiel de faire le point avec le comité directeur sur la forme et le rythme des publications, et bien entendu sur les différentes thématiques ou sujets à aborder dans vos supports internes pour les mois à venir. Inutile de rentrer dans les détails, ce sont les grandes lignes qui doivent vous être données et que vous pourrez creuser avec un interlocuteur spécifique point par point. Pour chaque sujet, un rapide QQOQC (Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ?) est largement suffisant pour bien définir les prochains axes de communication.

Attention néanmoins à bien préparer et débriefer cette réunion stratégique pour votre activité.

2. Les récoltes informelles

Grâce à votre réseau interne personnel, vous pouvez compter sur des personnes ressources présentes autour de vous (en particulier dans les services centraux, filiales, directions,…),  avec lesquelles vous avez pris l’habitude de récolter de l’information. Efficace ? Oui, car chacun de vos interlocuteurs y verra un intérêt pour faire la promotion interne de ses propres activités.

Pour activer ce réseau informel, vous avez la solution la plus directe qui consiste à prendre votre bâton de pèlerin et aller aux devants de chacun (Tu as de la matière pour mon-super-journal ? On peut prendre un café pour en parler ?). C’est sympathique et relativement efficace mais il est parfois compliqué de récolter une information si votre interlocuteur n’est pas disponible.

3. Le courriel général

Dans le même esprit, certains communicants adoptent la technique d’un appel à sujets par mail (Vous avez une information à partager, contactez-moi avant le…). Pour l’avoir pratiquée pendant des années, cette méthode donnera de bons résultats si votre mailing list cible des personnes capables de réaliser un premier filtre parmi la masse des informations qui circulent. Mais il y a un bémol, Pour ne pas faire des déçus ou vous mettre à dos certaines personnes, il est indispensable d’afficher clairement au préalable vos règles éditoriales. Règles que vous pouvez faire figurer dans votre courriel bien entendu. Ce dispositif a aussi la limite de reposer sur le bon vouloir de vos interlocuteurs.

4. Les correspondants de com

A partir d’un certain stade de développement d’une entreprise (lorsqu’il devient difficile d’arpenter les couloirs et tous les sites de votre boîte), il est très utile de s’appuyer sur un réseau formalisé. Il s’agit tout simplement de réunir une à deux fois par an un même groupe de correspondants qui ont une fibre en communication et surtout… de grandes oreilles. Comment les choisir ? En accord avec votre direction générale qui doit soutenir et valider la démarche, Il vous faudra constituer un groupe représentatif de l’entreprise.

Je vous conseille de mixer deux catégories de population :

• des correspondants « cœur de métier »  représentants les principaux jobs de votre entreprise (par exemple, conseiller de clientèle/directeur d’agence dans une banque ou chef de rayon/Directeur de magasin dans la grande distribution),
• des correspondants « fonctions support » représentants les services centraux de votre structure (RH, Marketing, finances, logistique,…).

Combien de personnes intégrer à votre groupe ? Dans l’idéal, il faut limiter le nombre de participants pour travailler efficacement et donner la parole à chacun. Par expérience, entre 2 et 3% de l’effectif me semble une fourchette idéale à condition que les personnes intervenantes aient bien préparé la réunion en amont.

Comment les réunir ? De façon très formelle et idéalement dans un lieu atypique et convivial.

Un truc pour ne pas perdre de temps le jour J : demander à vos participants de réfléchir en amont aux points suivants :

• quelles sont les actualités de leur domaine qui sont à leurs yeux essentielles à faire connaître à toute l’entreprise ?
• Quels sont les sujets relatifs à la vie de l’entreprise sur lesquels ils voudraient disposer d’information ?

De l’idée à l’action

Votre stratégie de sourcing a permis de récolter beaucoup de matière car les sources d’information en communication interne sont habituellement très prolixes. Il faut maintenant organiser, trier, malaxer, diviser et arbitrer en conférence de rédaction. C’est la petite entreprise de la communication interne. Elle est composé du directeur de la publication (le dirigeant ou un membre du comité exécutif), des communicants qui participent à l’élaboration des supports internes (rédacteurs webs, journalistes internes) et du rédac’ chef. L’objectif est simple : fixer en détail le sommaire et les lignes éditoriales de chaque nouvelle publication.